Vælg det rigtige tidspunkt til håndtering af dine mails

Hvis du er som de fleste af os, så er noget af det første, du gør, når du kommer på arbejde, at tjekke dine mails.

Det kan endda være, at du har gjort det som noget af det første, da du stod op.

Lad være med det!

Det går ud over din effektivitet for dagen, idet de mails, du har modtaget i købet af aftenen/natten meget hurtigt kan komme til at sætte dagsordenen for dagen, i stedet for at det er dig, der sætter DIN dagsorden.

Vælg det rigtige tidspunkt til håndtering af dine mails

Brug i stedet den første time efter, at du er mødt, til at få løst den vigtigste opgave for i dag. Så får du startet med det vigtigste, og på den måde sikrer du dig, at du i hvert fald når den opgave, som du fandt vigtigst i dag.

Jeg siger selvfølgelig ikke, at du ikke skal læse og besvare dine e-mails. Tværtimod skal du betragte det som enhver anden opgave, du skal løse hver evig eneste dag.

Sæt tid af

Derfor skal du sætte tid af hver dag til at arbejde med dine mails. Det kan f.eks. være, at du finder det hensigtsmæssigt at arbejde med dine mails 3 gange i løbet af arbejdsdagen, f.eks. kl. 09.30, kl. 13.00 og kl. 15.00. Så sæt tid af til det – f.eks. 15 eller 30 minutter, og besvar så dine mails. Du vil blive overrasket over, hvor meget du faktisk når, når du koncentrer dig om kun én ting – nemlig at håndtere din indbakke.

Sørger du også for at tage stilling til den mail, som du har åbnet, første gang du åbner den, så kan du virkelig få noget fra hånden i løbet af kort tid. Hver gang du sidder med en mail, så spørg dig selv: Skal denne mail slettes? Gemmes? Kan jeg uddelegere den til en anden? Eller skal jeg selv gøre noget ved den? I givet fald hvornår? Kan du besvare mailen på under 2 minutter, så gør det med det samme.

Først herefter kan du gå videre til den næste mail.

En indvending, som jeg ofte hører, når jeg på workshops og kurser introducerer ideen om kun at tjekke sine mails 2-3 gange om dagen, er, at der er en forventning om, at man får svar med det samme, når man sender en mail.

Men når jeg så spørger ind til denne påstand, så viser det sig tit, at det bare er noget, som vi allesammen går og tror, afsenderen har faktisk slet ikke en forventning om at modtage et svar her og nu. Han eller hun var bare ved at håndtere sine mails, og derfor blev mailen sendt på netop dette tidspunkt.

Afstem forventningerne

Jeg mener ikke, at mails er den rigtige måde at kommunikere på, hvis man forventer eller har brug for et svar med det samme – så skal man enten gå hen til den, man har brug for et svar fra eller ringe til vedkommende, sådan at man kan få svaret med et samme, og så komme videre med det, som man skulle bruge svaret til.

Tal om forventningerne til svartiden på mails i jeres virksomhed – jeg er sikker på, at du også vil blive overrasket over, de svar du får. Og god fornøjelse med at besvare dine mails et par gange om dagen!