Dårlige e-mail vaner

Har du også nogle dårlige vaner, når det drejer sig om mails?

Nogle dage er det som om e-mails styrer vores liv – i stedet for at de gør tingene nemmere for os, og alle undersøgelser viser, at vi bare får flere og flere e-mails. En amerikansk undersøgelse viser endda, at antallet af e-mails stiger med 66% om året, og at vi (nogle af os) bruger 41% af vores arbejdstid på e-mails.

Det er derfor nødvendigt at finde nogle strategier, der gør, at vi hurtigt kan få et overblik over de mails, der er landet i vores indbakke.

5 dårlige e-mail vaner

Det første du kan gøre at blive opmærksom på dine u-vaner. Vi har vel alle mange af dem, men her vil jeg liste de 5, som jeg oftest støder på.

1. Du tjekker mails som det første

Det første du gør, når du møder på arbejde (eller endda når du står op), er at tjekke din indbakke. Når du gør det, lader du dine e-mails sætte dagsordenen for dagen, i stedet for at fokusere på dagens vigtigste opgave, og herefter håndtere dine mails.

2. Du læser mails hele tiden

Hver gang du får en mail, skynder du dig at læse den. Du lader dig simpelthen afbryde, hver gang du modtager en mail. På den måde skal du højst sandsynligt læse dine mails mere end en gang.

3. Din indbakke er fyldt til randen

Din indbakke er overfyldt. Du sletter ikke de mails, der ikke er relevante for dig, og du flytter heller ikke de mails, som du skal gemme over i et arkiv, og de mails, som du skal gøre noget ved over i en mappe, hvor du har dine opgaver. På den måde mister du hurtigt overblikket over, hvad du har i din indbakke og skal scrolle frem og tilbage mange gane om dagen for at finde ud af, hvad det var, du skulle huske at gøre. Du sætter din hjerne på overarbejde i stedet for at lade din mailboks arbejde FOR dig.

4. Du beslutter dig ikke første gang

Når du læser en mail, beslutter du dig ikke for, hvad der skal ske med den, men lukker den igen og tænker, at den må jeg lige komme tilbage til på et andet tidspunkt. For det første skal du nu huske på, at du skal komme tilbage til e-mailen, for det anden skal du bruge tid på at åbne den igen, og måske endda en tredje eller fjerde gang, når du f.eks. har fået undersøgt, det du skulle, for at kunne besvare e-mailen.

5. Du har lyd og pop-up aktiveret

Hver gang du får en mail, lyder der en pling lyd eller du får en lille pop-up på din skærm, der fortæller dig, at du har fået en mail. Måske tror du ikke, at du registrerer det, men det gør din underbevidsthed, og øjnene har også skævet så meget til pop-up, at de har registreret, hvem mailen var fra, og hjernen er begyndt at overveje, hvad vedkommende mon vil. På den måde har du mistet dit fokus – også selv om det kun er ubevidst. Slå lyd og pop-up fra, og kig kun i din indbakke, når du har tid og energi til at arbejde med dine e-mails.

Hvordan ændrer jeg mine dårlige e-mail vaner?

Det bedste, du kan gøre, for at komme i gang med at fjerne nogle af dine mail u-vaner, er at vælge en ting ud, som du gerne vil arbejde med.

Når dette så fungerer, kan du tage fat på den næste af dine u-vaner.

Vælg den u-vane ud, som vil have størst værdi for dig at ændre, og fortsæt så derfra. Men hold fast, for ellers vil du ret hurtig være tilbage i din gamle (dårlige) vane.